Infraestructuras en grandes eventos: planificación y responsabilidad

La celebración de grandes eventos requiere una detallada planificación, en la que se plasmen todas sus necesidades, porque son muchas y muy complejas las infraestructuras necesarias. Las infraestructuras en grandes eventos son complejas y se deben gestionar con sumo cuidado.

En el diseño del evento deben participar profesionales multidisciplinares, desde las ingenierías en los planos, hasta la seguridad pasando por los más pequeños detalles de los camerino. Sólo de esta manera evitaremos vernos desbordados ante cualquier imprevisto o contratiempo. Existen empresas encargadas de la producción integral de eventos, son las que organizan y gestionan los múltiples elementos y factores que son determinantes a la hora de organizar un acto de estas características.

 

Infraestructuras en grandes eventos: qué son y tipos

Las infraestructuras en grandes eventos suelen realizarse pensando en medidas y materiales que ya existen en el mercado. esto, sin embargo, no siempre es así y hay ocasiones en las hay que diseñar estructuras específicas para eventos que, por su naturaleza o diseño, exigen un cuidado especial.

Así pues, entre las múltiples infraestructuras que podemos encontrar en este tipo de grandes eventos, van desde carpas portátiles de diferentes tamaños y tejidos, hasta tarimas a nivel, pasando por escenarios de todas las medidas, torres de lanzamiento o de visualización, complementos de mobiliario e incluso asientos en gradas o portátiles. La elección de uno u otro elemento dependerá de la naturaleza del propio evento. Así, por ejemplo, las necesidades de un evento deportivo son diferentes a las de un concierto multitudinario.

En todos los casos, las infraestructuras utilizadas en los grandes eventos deben ser funcionales y practicables para facilitar el tránsito de las personas durante el transcurso del acto y sobre todo seguras. tanto para quienes las montan y desmontan, como de quienes las usan.

 

INFRAESTRUCTURAS EN GRANDES EVENTOS

 

Infraestructuras en grandes eventos: planificación

Para que un gran evento resulte exitoso es necesario que cuente con una excelente y detallada planificación. Sólo de esta manera estarán contemplados todos los imprevistos, se contará con el personal especializado y necesario para que el acto se desarrolle de la manera mas adecuada, consiguiendo así que los asistentes disfruten de la experiencia  y se sientan satisfechos de haber acudido a este acto.

Un punto fundamental para el éxito de un gran evento es su originalidad. Esto no significa que valga cualquier cosa; todo lo contrario. Debemos adaptar el evento a las necesidades y gustos de nuestro público, ofreciéndole algo que no haya encontrado en un evento similar celebrado anteriormente. en el mercado podemos encontrar numerosas empresas que nos pueden proporcionar estos elementos decorativos de alquiler con los que poder crear ambientación (alfombras, mobiliario, cortinas, plantas naturales y artificiales, etc.)

Es importante que a la hora de escoger un sitio tengamos en cuenta, no solo su localización (especialmente importante son los accesos al mismo) sino su capacidad y los servicios que ofrece. en este sentido puede ser relevante que el espacio tenga  una buena red wifi, que puedas utilizar en la organización de los actos que compongan el evento al tiempo que lo puedas ofrecer de manera gratuita a los asistentes.

También es importante que el espacio cuente con espacios de restauración, avituallamiento, o simplemente zonas donde adquirir líquidos para mantenerse hidratados. en unos casos serán bares/restaurantes, barras, o incluso máquinas expendedoras correctamente distribuidas. todo, por supuesto con las medidas de seguridad e higiene necesarias.

 

Infraestructuras en los grandes eventos: Medidas de Seguridad

Dado que en los grandes eventos participa gran número de personas, las medidas de seguridad son determinantes.

En este sentido es fundamental que todos los elementos que utilicemos (desde estructuras hasta tejidos de cobertura) se ajusten a la normativa de calidad que exigen las instituciones reguladoras. las más habituales son los estándares internacionales ISO 9001 y 14001, que son normativas de calidad pero también por supuesto las correspondientes a la prevención de riesgos, sobre todo las relativas a la seguridad e higiene. Aunque podemos encontrar otras referencias dependiendo del lugar en que nos encontremos y de los elementos con los que cuente el gran evento según su tipología.

Antes de que se realice cualquier evento, es importante que se diseñe un plan de seguridad integral que contemple, no solo el montaje completo del operativo sino también el plan de emergencias que habría que seguir en caso de contratiempos. Es muy útil en este punto contratar los servicios de empresas especializadas que realicen la selección del personal y que aporten los sistemas (personal sanitario, ambulancias, extintores, vallas, etc.) necesarios para la organización de los accesos y evacuaciones de las personas asistentes.

Para que esto pueda hacerse adecuadamente es importante contar con profesionales altamente cualificados, que se coordinen de forma adecuada, que cuenten con sistemas de información y comunicación que  garanticen la eficacia de los servicios prestados.